10 Jan 4 astuces de communication basées sur 200 mandats d’animation en virtuel

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Comment optimiser la communication lors d’un événement virtuel?

Si la question est en haut de votre liste, bravo! car il est facile de débuter par le choix de plateforme ;=) et aussi importante soit-elle, elle fait partie d’un ensemble d’outils que vous mettrez en commun en fonction des objectifs que vous poursuivez pour cet investissement que représente un événement. Fondamentalement, toutefois, un événement n’est pas un outil : c’est une stratégie de communication.

Alors la question qui se pose : comment faire en sorte qu’elle soit optimisée, cette communication? donc que les messages se rendent à bon port et incitent à des actions souhaitées? que les participants soient entendus et contribuent à faire évoluer aussi la pensée des leaders et/ou des parties prenantes? etc.

« Fondamentalement, un événement est une stratégie de communication. »

Comme animatrices et animateurs professionnels, cette question est au coeur de chacun de nos mandats : ne pas s’intéresser à la communication, c’est passer à côté de ce pourquoi nous sommes embauchés!

Ces astuces sont aussi inspirées par l’expérience bâtie au fil de toutes nos prestations en animation pour le marché corporatif! | À lire : Eklosion franchit le cap des 1300 prestations en animation dans le marché corporatif

En ce début d’année et en toute humilité, je partage ici quatre (4) astuces de communication à considérer; elles sont inspirées par l’expérience acquise au fil des 200 mandats d’animation déployés à ce jour (Note 1) par notre équipe chez Eklosion – Animation professionnelle (Portfolio) et plusieurs années à oeuvrer en communications.

1 – Soyez empathiques

Imaginez le mieux possible à quel endroit se trouveront vos invités, avec quel niveau d’attention et quelles pourraient être leurs attentes? Vos réponses (et celles tirées de sondages informels que vous pouvez mener auprès de l’auditoire cible) à ces questions orienteront votre scénario, la durée de l’événement et son rythme, le niveau d’interaction et surtout, les textes et interventions de votre animatrice.teur et aussi ceux de vos leaders et conférenciers invités.

2 – Personnalisez

On a tous assisté à un événement virtuel en direct pour lequel on avait l’impression que le contenu aurait pu être présenté à un autre groupe que ça n’aurait pas fait de différence… ou pire, que les présentateurs n’avaient pas l’air de savoir à quel public ils s’adressaient ni l’intérêt d’interagir avec nous. Une communication réussie n’est pas unidirectionnelle du studio vers les écrans des personnes inscrites à l’activité : elle vise plutôt à créer une connexion, un échange avec les participants qui contribuent alors à « nourrir » la rencontre.

3 – Préparez vos intervenants à tous les scénarios

Ce conseil est directement lié au précédent : si les participants peuvent influencer le cours d’une rencontre ou présentation en contexte virtuel, les présentateurs ont en échange l’impératif de bien maîtriser leur contenu et de connaître les possibilités sur le plan technique pour réagir adéquatement et surtout, pour adapter leurs contenus conséquemment. Oui, c’est exigeant : à vous de voir jusqu’à quel niveau de personnalisation (#2) vous voulez vous rendre et donc, de préparation (#3) de vos présentateurs.

4 – Identifiez les attentes à l’égard de votre animatrice.teur

Plus votre événement se voudra personnalisé et donc, interactif et flexible, plus grande est la valeur d’une animatrice ou d’un animateur d’expérience.

Que ce soit à distance ou sur un plateau de tournage en studio, avec des invités à deux mètres ou à distance, l’animation fait une grande différence dans la présentation des contenus, l’ambiance qui sera créée, la gestion du temps et bien sûr, comme dans tout bon événement, la gestion des imprévus!

La maîtrise du déroulement et des contenus, l’expérience de collaborer avec les équipes de production en virtuel et devant la caméra, la capacité d’adaptation aux imprévus et la connaissance des codes liés aux événements d’affaires : voilà les atouts que vous offre une animatrice ou un animateur professionnel de notre équipe, chez Eklosion – Animation professionnelle. 

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Si vous avez la possibilité d’intégrer ces 4 astuces de communication à l’ordre du jour de la rencontre de démarrage de votre prochain événement, je vous invite à m’écrire pour me raconter comment ça aura influencé / orienté les échanges avec vos collègues! karina@eklosion.ca

Au plaisir de faire équipe avec la vôtre! et surtout, d’ainsi contribuer à votre succès et à un meilleur retour sur votre investissement.

Karina Lehoux, présidente & animatrice

Nous joindre | Portfolio

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Note 1 : Ces apprentissages sont tirés de nos prestations en animation pour des événements virtuels pour le milieu corporatif : rencontres internes, colloques et congrès, conférences, remises de prix, etc.

Publié le 10 janvier 2022 | Mis à jour le 12 janvier