26 Sep Dans les coulisses d’une assemblée générale

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Dans quelques minutes, les membres réunis dans la salle et ceux connectés à distance allaient participer à une importante séance d’information. Au cœur de cette assemblée générale extraordinaire (AGE): un projet de regroupement entre deux organisations. À la suite de la rencontre, les membres seraient invités à se prononcer.

Les présentations étaient prêtes. Les leaders revoyaient leurs notes et la régie terminait ses vérifications. Tout était en place. Pourtant, l’essentiel du travail avait commencé bien avant cette journée. Les contenus, la façon de les présenter et la posture à adopter avec les membres avaient fait l’objet de nombreuses discussions avec les personnes clés.

« Grâce à ses conseils, ses questions pertinentes et ses pistes de réflexion, nous avons pu nous présenter avec confiance et être bien préparés pour aller à la rencontre de nos membres. » – Dominique Raîche, directrice générale de la Caisse Desjardins de Pointe-aux-Trembles

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La communication au cœur des préparatifs

S’attarder à la communication est une étape incontournable lorsqu’on planifie un événement. La négliger, c’est risquer de fragiliser la compréhension des messages et de manquer une occasion de bâtir ou de renforcer la confiance.

Dans le contexte d’une assemblée générale – extraordinaire ou annuelle, cette dimension devient encore plus importante. Des règles précises doivent être respectées, mais la conformité ne suffit pas. Pour permettre aux membres de prendre une décision éclairée, il faut aussi rendre l’information accessible, accueillir leurs préoccupations et créer les conditions d’un dialogue de confiance. Cette compréhension, c’est ce qui permet de (1) clarifier les contenus, (2) préparer les leaders et (3) animer avec professionnalisme.

« Dès les préparatifs, Karina s’est démarquée par sa grande disponibilité, son accompagnement rigoureux et son engagement soutenu, allant bien au-delà de nos attentes. Ses interventions lors des rencontres de coaching, ses relectures attentives de nos documents et ses conseils judicieux ont apporté une réelle valeur ajoutée à chaque étape du processus.» – Sandra Dumoulin, adjointe de direction

(1) Clarifier les contenus

Que devaient absolument retenir les membres? Quelles informations risquaient de demeurer trop techniques? Quelles préoccupations ou questions devions-nous anticiper? Les leaders doivent pouvoir répondre à ces questions très tôt dans les préparatifs.

Mais il y a un angle mort. Lorsqu’on travaille quotidiennement sur un dossier, ses moindres détails deviennent familiers. Ce qui est évident pour les experts ne l’est pas nécessairement pour les membres qui découvrent le sujet.

Dans ce mandat, j’ai contribué à déterminer le meilleur moment pour livrer certains messages, à identifier les porte-parole les mieux placés pour les porter et à rendre leur présentation plus accessible – pour les membres comme pour les présentateurs. Mon rôle n’était pas de créer les contenus, mais bien d’offrir un regard extérieur spécialisé en communication événementielle.

Ensemble, nous avons clarifié certains messages, revu la progression des contenus et renforcé les liens entre les interventions. Chaque élément devait contribuer à une même histoire.

(2) Préparer les leaders

Une fois les contenus structurés, il fallait préparer les personnes qui allaient les porter.

Nous avons d’abord défini le rôle de chaque intervenant qui allait être sur scène – et celui de quelques alliés qui étaient en salle pour nous appuyer. Puis nous avons travaillé la clarté des explications, la concision, les transitions et la façon d’aborder les éléments plus délicats. Nous avons aussi anticipé certaines questions. Nous avons ensuite abordé de front les questions susceptibles de générer des émotions plus fortes. Cela nous a permis de réfléchir à la meilleure façon d’accueillir ces moments, s’ils survenaient.

La répétition a révélé ce qu’un document écrit ne montre pas toujours: une explication trop dense, un changement de porte-parole qui serait bénéfique ou un langage non verbal qui ne soutenait pas pleinement le message.

Cette démarche a été rendue possible par l’importance que la directrice générale accordait à la qualité de la communication et par son leadership tout au long des préparatifs.

(3) Animer avec professionnalisme, la pointe de l’iceberg

Le jour de l’AGE, mon rôle de maître de cérémonie a pris le relais.

Comme l’événement était hybride et destiné à être rediffusé, la communication devait être claire et inclusive pour les membres présents, à distance ou en différé.

Les consignes devaient être simples. Les transitions, fluides. Les questions devaient être accueillies avec neutralité, en alternant entre les deux micros dans la salle et les interventions des participants à distance. Je devais suivre ce qui se passait sur scène, dans la salle, sur la plateforme virtuelle et du côté de la régie – tout en gardant le cap sur le déroulement prévu.

Ces éléments sont au cœur de notre métier. Dans ce mandat, je me suis surtout appuyée sur tout le travail accompli avec les leaders: je connaissais les enjeux et les sensibilités, je m’étais familiarisée avec les styles de communication des présentateurs et j’avais créé un lien de confiance avec les collègues qui interviendraient hors caméra. Cette préparation a fait toute la différence.

Épilogue

Une AGE est bien sûr un exercice de gouvernance. Mais elle est aussi une occasion importante de rencontrer les membres, de rendre l’information accessible et de créer les conditions nécessaires à une décision éclairée. La fluidité observée ce jour-là ne devait rien au hasard. Elle reposait sur des contenus structurés, des leaders préparés et une étroite collaboration entre l’organisation, la production et l’animation. Je retiens surtout le sérieux, l’ouverture et la franchise des leaders durant les préparatifs, puis leur écoute et leur aisance à répondre aux nombreuses questions des membres. Ce fut un réel privilège de les accompagner.

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Votre organisation prépare une assemblée importante? Notre accompagnement peut commencer bien avant l’ouverture des micros: au plaisir d’en discuter avec votre équipe!

Karina Lehoux
Présidente | Eklosion – Animation professionnelle
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Publié le 26 septembre 2026