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On commence par quoi?

L’idée de concevoir un événement virtuel est à votre agenda?

Sur le terrain, on apprend tous les jours. On devient meilleur de jour en jour.

Ici, 6 ingrédients qu’on considère incontournables.

Pour la suite, à vous d’ajouter votre saveur!

1 – Pourquoi donc?

La question est simple, mais fondamentale : pourquoi voulez-vous tenir un événement virtuel et à quoi allez-vous mesurer son succès? Votre réponse à cette question sera le fer de lance de toutes les autres décisions que vous aurez à prendre et surtout, vous servira de filtre – car du choix, ensuite, ce n’est pas ça qui manque!

2 – Votre scénario, il ressemble à quoi?

Voilà le point de départ pour vos travaux : à quoi ressemblera votre événement? Sa durée, les personnes qui prendront la parole, l’ambiance que vous recherchez pour chaque portion, etc. Même en version préliminaire, votre scénario vous fera gagner beaucoup de temps dans vos recherches et discussions avec les experts de l’industrie de l’événement virtuel que vous approcherez.

Le scénario… c’est comme un itinéraire de voyage : il va sûrement changer en cours de route et sera influencé par différents facteurs, mais sans lui je risque de manquer l’bateau! et bien des opportunités!

Je vous invite à répondre à 2 questions avant d’aller plus loin : (1) est-ce que j’ai un scénario qui tient la route en fonction de mon pourquoi? (2) de quel budget est-ce que je dispose pour déployer mon scénario en virtuel? Avec ces 2 réponses en main, vous êtes prêts pour le volet 3.

3 – Quelle plateforme de webdiffusion?

Il y a en a des dizaines, voire des centaines! C’est à en perdre son latin.

Côté technologies, on va se le dire, la grande majorité vous offrent ce dont vous avez besoin : accès avec mot de passe, personnalisation de l’interface à vos couleurs, clavardage en direct, possibilité de poser des questions aux participants et voir leurs réponses en direct, capacité à se brancher avec des invités à distance ou dans un studio, etc.

La plateforme, c’est ce qui permet de se rendre au participant et de l’écouter! C’est ce qui nous permet de sentir qu’on est là, tous ensemble.  Si on y allait d’une autre analogie, je dirais que c’est un peu comme la voie de circulation qui relie deux villes et permet aux gens de se déplacer d’une à l’autre… ce qui peut parfois être une autoroute à 8 voies, d’autres fois une route de campagne! Et entre les deux… tous les types de chemins mènent à Rome!

Alors si j’étais à votre place, je baserais mon choix d’abord sur des facteurs humains :

  • Tournez-vous vers des entreprises d’ici, des joueurs qui ont à coeur de rester en affaires et qui ont travaillé d’arrache pied depuis mars dernier pour innover et s’adapter à la vague d’événements virtuels qui déferle actuellement…
  • et surtout, Allez vers des personnes en qui vous avez pleinement confiance : c’est la clé du succès et ils feront tout en leur possible pour vous accompagner tout au long de la préparation de votre événement
  • Planifiez du temps. Ça vous en prendra beaucoup. Plus que vous imaginez. Conseil d’amie.

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4 – La captation vidéo se fera à partir de quel endroit?

Tous les jours, on nous pose la question : « si je veux éviter d’animer ma remise de prix de mon sous-sol, je fais ça comment? avec qui? quelles sont mes options? »

Là aussi vous aurez du choix. On les a tous expérimentés et ça continue tout l’automne : il y a du bon dans tout, mais tout ne fait pa dans toutes les circonstances.

Bref, c’est du cas par cas! et voici de quoi alimenter vos réflexions :

Choisir son studio, c’est un peu comme choisir un type de voiture : que vous ayez un penchant pour les luxueuses, les sportive, les 100% électriques ou les petites compactes, vous allez dans tous les cas vous rendre à bon port! Reste à définir vos critères : la voiture familiale répondra sûrement davantage aux besoins d’une famille de trois petits joueurs de hockey qu’une petite compacte, tout comme votre scénario influencera votre choix de studio!

Chez Eklosion, nos animateurs sont en mesure d’animer dans différents contextes : un studio professionnel, un studio mobile ou encore dans  un studio virtuel.

Dans tous les cas, il s’agit d’un plateau aménagé avec des équipements de qualité professionnelle et qui sont opérés par un ou des professionnels.

Cet automne, tous nos mandats seront réalisés dans ces trois types d’environnement; on vous racontera!

Dans des précédents billets, on a aussi parlé de simplicité et qualité, et la valeur de s’entourer de professionnels. On y croit plus que jamais.

5 – Et l’animation dans tout ça?

Dans l’événement virtuel, l’animateur ou l’animatrice joue plusieurs rôles – parole de ceux qui le vivent au quotidien et qui ont les deux mains à la pâte dans le déploiement de nombreux événements virtuels.

L’animateur, c’est un peu comme l’agent de bord en charge d’un vol : il s’intéresse à ses invités, les informe, les guide, les soutient quand ils ont besoin, les accompagne. Il doit connaître les consignes de sécurité par coeur, les équipements à sa disposition et le rôle des autres membres de l’équipage afin de s’adapter rapidement à toute situation imprévue. Si le vol se passe sans heurts, on ne se rappellera pas de l’agent de bord; si le stress monte d’un cran à cause d’une turbulence, plus grandes sont les chances qu’on apprécie son calme, sa capacité d’adaptation et sa bonne humeur!

Je vous invite à vous poser les questions suivantes : (1) Qu’est-ce qu’on s’attend de l’animation, en terme de rôle et d’énergie à apporter sur le plateau? (2) Comment l’animation sera-t-elle utilisée de façon stratégique afin de rencontrer vos objectifs? (3) Oserez-vous demander à votre animateur/trice d’avoir un regard critique (constructif!) sur votre scénario afin de bénéficier de son expérience? (4) Pourriez-vous intégrer votre animateur/trice dans vos communications pré-événement?

Avec nos clients, si ces questions ne viennent pas à nous… on les posera assurément! Soyez prêts ;=)

6- Une répétition, est-ce nécessaire?

La plus grande leçon qu’on tire de ce qu’on vit sur le terrain actuellement, c’est que la préparation est encore plus grande qu’avant. En salle, avec les gens devant nous, si un pépin arrive… on peut étirer un peu le temps, et hop là tout rentre dans l’ordre et on reprend!

En virtuel, la pression est plus grande. Le public est plus exigeant. Le client aussi. Les coûts à l’heure sur un plateau de tournage sont tels qu’on veut être efficace. On ne veut pas faire « perde le temps » aux dirigeants qui sont en studio ou branchés à distance. On ne veut pas que le public « se débranche ». On veut être et rester pertinent, dynamique, engagé. On ne peut pas se reprendre, c’est du direct – ou tout comme, dans d’autres cas.

Si le ratio « temps de préparation / temps en direct » vous surprend, dites-vous que c’est une très bonne chose! En fait, si ce n’est pas le cas… posez-vous des questions sur le sérieux de démarche qui vous conduira à la concrétisation de votre événement virtuel – en direct ou en préenregistrement.

Chose certaine, chez Eklosion, c’est un incontournale et on planifie le temps nécessaire pour comprendre le pourquoi de l’événement et la composition de votre auditoire, connaître et maîtriser le scénario, se familiariser avec les possibilités et contraintes de la plateforme de webdiffusion, préparer notre prestation dans le studio que vous aurez privilégié et avec l’équipe de production impliquée.. et ainsi livrer une prestation de qualité professionnelle.

 

Karina Lehoux, présidente et animatrice

 

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