Outil d’aide à la décision

20201007 Eklosion Ordre des pharmaciens du Québec Karina Lehoux

Vous planifiez un événement virtuel ou hybride et vous vous questionnez :

Devrais-je embaucher un animateur professionnel?

Comment mesurer le niveau d’aisance d’un gestionnaire ou dirigeant qui manifeste son désir d’agir comme animateur?

Comment encourager la direction à faire appel à l’expertise d’un animateur professionnel?

Avec plus de 1200 prestations en animation à notre actif et ce, pour des centaines d’organisations et d’événements différents, nous mettons notre expertise à votre disposition avec le souhait de vous faciliter la vie.

DÉMARCHE

Que ce soit pour une démarche personnelle en vue d’une présentation ou pour alimenter une discussion avec des collègues ou la direction, nous vous encourageons à vous intéresser à 3 aspects déterminants :

* Cliquez sur chacun des bandeaux rouges pour accéder au contenu détaillé, et une version PDF est accessible (voir au bas de cette page)

1- Qu'attendez-vous de cet événement?

► Clarifier les attentes relativement à l’événement, donc à l’expérience que l’organisation souhaite vivre avec et pour les participants

Bénéfice recherché : Nommer les attentes permet de définir le « terrain de jeu » et les indicateurs de succès de l’événement, ce qui aide à définir l’importance relative du travail d’animation.

Objectif – L’événement a-t-il été mis sur pied afin d’informer, de mobiliser, de reconnaître, de divertir ou d’écouter les participants (ou une combinaison et/ou autres)?

Auditoire – Qui réunissez-vous? Précisez le nombre de participants attendu, le degré de familiarité entre eux et avec votre organisation ainsi que les attentes des parties prenantes – surtout celles à influencer.

Envergure – Aux yeux des décideurs, cet événement a-t-il une signification importante dans la stratégie d’affaires, ou pas? Précisez pourquoi.

Type d’événement – S’agit-il d’une rencontre régulière (qui impliquera un maître de cérémonie régulièrement, qui pourra améliorer sa prestation d’une fois à l’autre) ou extraordinaire (et qui exigera une grande aisance dès la première – et seule – présentation)?

Contexte de production – Quel sera le contexte logistique dans lequel sera produit l’événement? Précisez si ce sera en salle, hybride ou virtuel; précisez les partenaires de réalisation et l’environnement physique dans lequel le travail d’animation va se déployer.

Collaborateurs – Qui seront les partenaires de réalisation (espace de présentation, équipe de production technique, etc.) et avez-vous déjà travaillé avec eux?

Temps – Avez-vous le temps nécessaire pour la rédaction des textes d’animation, la tenue de séances préparatoires avec l’animateur et pour une répétition générale? ou si l’animateur devra être autonome et proactif dans toute sa préparation (incluant son temps de répétition) afin d’être pleinement efficace le jour J?

2 - Qu'attendez-vous de l'animateur.trice?

► Clarifier les attentes relativement au travail de l’animateur, donc aux responsabilités qui lui reviendront avant et pendant l’événement

Bénéfice recherché : Nommer les attentes permet de faire un choix éclairé quant à la personne qui assurera l’animation, et d’avoir avec celle-ci une discussion franche sur les facteurs de succès de son mandat.

Rôle – Quelles responsabilités désirez-vous confier à l’animateur?

Disponibilité – Comment et à quel point souhaitez-vous que l’animateur s’implique dans la préparation de sa prestation? À quelles (et combien) séances de travail vous attendez-vous à ce que l’animateur participe?

Connaissance du sujet – Est-ce important que votre animateur connaisse très bien le sujet et/ou les intervenants?

Aisance – Est-ce que vous avez pu valider le niveau d’aisance et d’expérience de l’animateur pour le contexte de production choisi (ex : animation sur un plateau, avec 2 à 3 caméras mais sans public)?

Ambiance souhaitée / Saveur – Cherchez-vous à créer une ambiance festive, interactive, propice à la reconnaissance ou autre?

Sensibilités – Dans la communication avec les participants, avec les présentateurs et avec les autres parties prenantes, quelles sensibilités l’animateur aura-t-il à gérer pendant l’événement?

Polyvalence – Est-ce que l’animateur aura un seul rôle à jouer (présenter les intervenants) ou si on s’attend à ce qu’il jongle avec plusieurs mandats dont la gestion du temps, l’animation d’une portion interactive avec les participants, des présentations devant caméra, l’animation d’une table ronde avec des panélistes (etc.)?

Professionnalisme – À quel niveau d’expérience vous attendez-vous pour cet événement en particulier? Ici, quelques indicateurs clés :

    • Rythme et aisance sur scène, devant la caméra ou à assurer un respect auprès des deux auditoires si hybride
    • Facilité à collaborer avec les partenaires de réalisation réunis pour déployer votre événement
    • Prestance
    • Niveau d’élocution
    • Tact et sens de la répartie, en cas d’imprévu
3 - Y a-t-il un coût d'opportunité?

► Identifier ce qui pourrait arriver si l’animation est prise en charge par une personne à l’interne de l’organisation au lieu d’un maître de cérémonie professionnelle (risque d’image, d’atteinte des objectifs associés à l’événement, autre)

Bénéfice recherché : Permet d’aborder la discussion en toute franchise par rapport aux attentes des décideurs.

Selon vos réponses, Eklosion met à votre disposition 3 scénarios

Animation assurée entièrement par Eklosion

Animer étant notre expertise, les avantages pour votre équipe sont nombreux :

  • Niveau professionnel de prestation
  • Gestion du temps alloué aux intervenants
  • Grande aisance à collaborer avec tous les intervenants
  • Grande aisance à jongler en direct avec les aspects techniques
  • Polyvalence
  • Expérience pour gérer les imprévus
  • Disponibilité avant le jour J pour un appui conseil, le partage d’expériences vécues, le référencement, la révision des textes, les ajustements de dernière minute
  • Disponibilité le jour J pour s’adapter aux ajustements, être de la répétition
  • et bien plus.

Coanimation : Eklosion + une personne interne de votre entreprise

Cette avenue est de plus en plus prisée : elle permet à un leader de briller et d’apporter sa couleur à l’événement, tout en ayant le luxe de se concentrer sur les messages stratégiques et la connexion avec son auditoire.

À ses côtés, l’animateur professionnel offre un accompagnement qui facilite la présentation de l’événement, la gestion du temps et des imprévus ainsi qu’une collaboration fluide avec les membres de l’équipe de production.

L’animateur professionnel peut jouer des rôles complémentaires : animation d’un échange sous forme de panel, enregistrement d’une vidéo d’invitation aux participants, etc.

Ce scénario inclut les avantages énoncés au scénario 1, incluant un accompagnement conseil et la disponibilité requise aux préparatifs.

Accompagnement par Eklosion d’une personne interne à votre entreprise

Si pour un événement donné, il a été décidé que l’animation sera assurée par une personne qui œuvre au sein de votre organisation, posez-vous la question : pourrions-nous profiter d’un accompagnement en amont pour augmenter le niveau de confort et de confiance des dirigeants, de l’animateur et donc, des planificateurs?

Types d’appui conseil disponible :

  • Révision du scénario avec l’œil d’une animatrice d’expérience afin d’identifier des interventions à valeur ajoutée, et
  • Coaching individuel avec l’animateur interne

Ce service est offert selon certaines disponibilités et est précédé d’une rencontre de familiarisation avec le chargé de projets de l’événement.

Pour télécharger la version PDF de l’outil d’aide à la décision, cliquez ici.

Au plaisir de faire équipe avec la vôtre et de contribuer à votre succès!
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