Préparation du mandat d’animation

À vous qui nous confiez un mandat, voici un plan de match concret pour le démarrage, la planification et la concrétisation de notre collaboration.

Cette démarche s’appuie sur une profonde conviction qui anime notre équipe à l’effet qu’une prestation réussie en animation n’a rien à voir avec le hasard, la notoriété ou la capacité d’improviser : elle s’appuie d’abord et avant tout sur une préparation rigoureuse & concertée avec notre client. Cette conviction est au coeur de notre approche, de notre modèle d’affaires.

1. Faire connaissance

Voilà la première étape pour bâtir la confiance entre nos équipes; puis cette confiance, elle sera notre point d’ancrage pour une collaboration fructueuse et des résultats à la hauteur de vos aspirations.

À prévoir : Une rencontre de démarrage de 30 à 45 minutes

Nous souhaitons alors vous écouter à propos de :

  • De vos objectifs pour cet événement, autrement dit à quoi allez-vous en mesurer le succès?
  • Du déroulement, tant dans le temps qu’en terme de contenus et formules de présentation au programme?
  • De l’auditoire convié et en particulier à propos de leur profil, leurs attentes et leur niveau d’engagement
  • Du niveau d’interactivité souhaité, ou pas
  • De vos attentes quant au travail d’animation, en particulier dans le style et le ton – incluant ce que vous souhaitez éviter

À la fin de cette rencontre, nous connaîtrons mieux vos attentes et serons en mesure de mieux vous épauler jusqu’au déploiement du projet; vous aurez également un contact privilégié avec un membre de notre équipe pour les prochaines étapes de préparation du mandat.

2. Élaborer la meilleure stratégie

Avec votre équipe, nous mettrons en commun nos expériences et expertises, nos ressources et notre créativité, afin de définir une stratégie d’animation qui saura répondre à vos objectifs, toucher votre auditoire et ainsi optimiser votre investissement.

À prévoir : Séance de travail de 30 à 60 minutes 

Ce sera l’occasion de notamment :

  • Vous proposer des avenues pour optimiser la participation de votre animateur.trice à vos côtés et ainsi, encore mieux mettre en lumière les personnes, leurs idées et leurs réalisations
  • Discuter des modalités logistiques et techniques qui seraient les plus propices en lien avec les avenues proposées
  • Planifier l’implication de l’animateur.trice dans les préparatifs
  • Planifier les rencontres de préparation avec certains intervenants
  • Planifier le partage optimal pour la rédaction des textes

À la fin de cette rencontre, vous aurez une idée précise de la façon dont votre animateur professionnel pourra contribuer à la qualité de votre événement.

3. Livrer une prestation de haute qualité

Voilà qu’à cette étape, tout prend vie! C’est alors que vous récoltez les fruits du travail de préparation réalisé en amont et de tous ces échanges à propos des petits détails – qui font souvent la différence.

Sur place, votre animateur.trice est votre personne de confiance; vous pouvez donc compter sur lui/elle pour :

  • Avoir investi le temps nécessaire pour bien comprendre vos attentes, maîtriser le déroulement et les objectifs de communication
  • Être disponible pour vous de 60 à 90 minutes avant le lancement de votre événement
  • Sur place, être ouvert aux imprévus et vous épauler dans la recherche de solutions – et s’adapter en conséquence
  • Mettre en lumière les personnes, leurs idées et leurs réalisations – notre mission à tous les jours

4. Conclure par un bilan constructif

Que retenons-nous de la prestation réalisée, de notre collaboration et de l’appréciation de l’auditoire? Quels sont les bons coups à noter et desquels s’inspirer? Y a-t-il des pièges à éviter à l’avenir? Eklosion offre de vous remettre un document de rétroaction afin d’alimenter vos réflexions et vos travaux pour de prochains événements; qu’en dites-vous?